Uutiset Uutiset

Takaisin

Hyvästi unohtuneet sähköpostin liitetiedostot: täältä tulee D10

Loppusyksystä käyttöön otettava D10-asianhallintajärjestelmä helpottaa työn tekemistä ja nopeuttaa prosesseja.

Tiedättekö sen tunteen, kun jokin digitaalinen järjestelmä hankaa jatkuvasti vastaan? Kun tiedostot ovat kateissa eikä oikein edes tiedä, mistä niitä lähtisi etsimään. Tunne tuli monelle Kuopion kaupungin henkilöstön jäsenelle tutuksi, kun vanha asianhallintajärjestelmä alkoi jäädä ajastaan jälkeen. 

– Järjestelmä koettiin hankalaksi ja monimutkaiseksi käyttää, tiivistää tiedonhallinnan suunnittelija Tuija Heikkinen Kuopion kaupungilta.

Pian koittaa kuitenkin ilon päivä, sillä kaupungin uusi sähköinen asianhallintajärjestelmä otetaan käyttöön syksyllä. Innofactorin Dynasty 10 -ohjelma, eli tuttujen kesken D10, on entuudestaan tuttua tuoteperhettä, mutta sen ulkoasu on modernimpi ja selkeämpi kuin aiemman version. 

– Testikäyttäjien kokemusten perusteella järjestelmän käyttäminen on paljon aiempaa helpompaa ja monet haastavista asioista ovat jääneet pois, sanoo sovellusasiantuntija Anu Leinonen, joka myös toimii D10:n pääkäyttäjänä.

Myös hallintojohtaja Heikki Vienola odottaa uutta järjestelmää mielenkiinnolla. Hänellä on D10:tä kohtaan myös aika paljon odotuksia, sillä aiempi järjestelmä on ollut käytössä peräti vuodesta 2013 asti.

– Uusi järjestelmä tuo samalla mukanaan uudenlaisia toiminnallisuuksia ja ominaisuuksia. Minusta D10 vaikuttaa helppokäyttöisemmältä ja käyttäjäystävällisemmältä, Vienola kertoo.

tyttö käyttää tietokonetta

Näppäimillä koko tiedonhallinnan elinkaari

Kuopion kokoisessa kaupungissa ei pelkällä Excelillä ja ruutupaperilla pärjää. Siksi on välttämätöntä, että päättäjien, viranhaltijoiden, hallintosihteerien ja kirjaajien käytössä on kunnollinen asianhallintajärjestelmä.

– Järjestelmän avulla voidaan hallinnoida kaupungille tulevia asioita, kuten saapuneita ja vireillä olevia asiakirjoja. Kun dokumentit on asianmukaisesti syötetty järjestelmään, voidaan prosessia myös sitä kautta seurata. Useimmat asiat päätyvät aikanaan päätöksentekoon ja sieltä sähköiseen arkistoon. Järjestelmän avulla voimme ottaa haltuun koko tiedon elinkaaren, havainnollistaa Vienola.

Tärkeää on, että jokainen syöttää järjestelmään omat asiansa, jotta tiedon kulku pysyy mahdollisimman ehjänä. Jos sähköpostin tai muun kautta kierrättää sisältöjä, on aina mahdollista, että jotain jää uupumaan tai järjestelmässä ei olekaan uusin versio.

– Nopeuttaa ja sujuvoittaa prosesseja, kun asiasta tietävä syöttää omat tietonsa. Vaikka tekniseen puoleen saattaakin alussa tarvita apua, niin loppujen lopuksi tietojen kirjaaminen järjestelmään on täysin samanlaista kuin normaaliin Wordiinkin, sanoo Vienola.

Leinosen mukaan tavoitteena on kaiken kaikkiaan helpottaa kaikkien työtä ja vähentää turhaa sähköpostiliikennettä. Kun jokainen tuntee sovelluksen kuin omat taskunsa, tiedot ovat oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Tukihenkilöstö pystyy tukemaan viranhaltijoita paremmin ja viranhaltijat puolestaan eivät tarvitse hallintohenkilöitä esimerkiksi aiemman päätöksen etsimiseen.

– Prosesseista tulee varmempia, ja esimerkiksi päätöksen tekemisen tueksi löytyy myös kaikki aiempi tieto aiheesta, linjaa Leinonen.

Käyttöönotto tapahtuu porrastetusti

Koska järjestelmää käyttää moninainen joukko kaupungin työntekijöitä, käyttöönotto tehdään hallitusti ja porrastaen. Ihmiskeskeinen digitaalinen kunta (IDK) -hanke on auttanut tutkimalla toiveita ja mielikuvia käyttöönotosta sekä auttanut projektitiimiä pohtimaan erilaisia keinoja siihen, miten ihmisiä autetaan uuden järjestelmän sisäänajossa.

– Teimme haastatteluiden perusteella kartoituksen siitä, millaisia esteitä, ennakkoluuloja ja toiveita käyttäjillä mahdollisesti on. Näin saatiin dataa jo ennen kuin aloimme suunnitella koulutuksia ja ohjeita, Heikkinen sanoo.

Loppukäyttäjien tukena on pääkäyttäjien lisäksi useampia järjestelmään perehtyneitä henkilöitä, jotka voivat auttaa mahdollisissa ongelmatilanteissa. Leinosen mukaan toimintamallilla tavoitellaan sitä, että jokaiselta neljältä palvelualueelta löytyy osaavia henkilöitä. 

– Neljän pääkäyttäjän lisäksi tarvitaan tukijoukko, joka on mahdollisimman lähellä loppukäyttäjien omia yksiköitä. Toivomme, että apu löytyy läheltä ja kynnys kysyä on mahdollisimman matala. Kukaan ei jää yksin, Leinonen sanoo.

Järjestelmään perehdyttäminen alkaa syksyllä, ja koko laajuudessaan D10:n on tarkoitus olla käytössä marraskuussa 2022. Ennen perehdytystä koulutukset vielä suunnitellaan teemoittain, jotta jokainen käyttäjäryhmä saa omalle työnkuvalleen ja roolilleen tarpeellisimmat ohjeistukset. Perehdytyksen tueksi toteutetaan erilaista viestintää kaupungin sisäisille sosiaalisen median kanaville sekä intranettiin.

– Kannattaa rohkeasti ja avoimin mielin siirtyä käyttämään uutta järjestelmää. Se on paljon nykyaikaisempi, tarjoaa paljon uudenlaisia toiminnallisuuksia ja mahdollisuuksia omaan työhön. Järjestelmä myös helpottaa meidän kaikkien työtä, kannustaa Vienola.

tyttö käyttää tietokonetta

Helpompaa ja nopeampaa asiointia

Uuden asianhallintajärjestelmän käyttöönotto sysää koko Kuopion kaupunkia kohti moderneja pilvipalveluita. 

Kuntalaisille asiointijärjestelmän muutos näkyy konkreettisimmin sähköisen asioinnin kautta. Asiointipalvelussa on erilaisia lomakkeita ja hakemuksia, joita pystyy täyttämään siellä suoraan, joten manuaalinen asiakirjojen tulostaminen, täyttäminen ja skannaaminen jäävät pois. 

– Asiointipalvelu perustuu vahvaan tunnistautumiseen. Siellä voi myös seurata oman asiansa edistymistä reaaliajassa ja nähdä heti, onko ratkaisu jo tehty vai onko se edelleen käsittelyssä, Leinonen selventää.

Heikkinen miettii, että kuntalaiselle asianhallintapalvelu näkyy myös asioinnin ja prosessien nopeutumisena, sillä kaikki tieto on nopeammin saatavilla. Sähköisen asiointipalvelun lisäksi D10-järjestelmään tulee myös muita integraatioita, kuten sähköinen arkisto. 

– Jossain vaiheessa kuntalaiset voisivat myös saada tietoja ulos myös ilman erillistä asiakirjapyyntöä. Toki tässä tulee huomioida asioiden julkisuus ja salassapitotiedot. Tietojen mutkattomampi jakaminen helpottaa esimerkiksi tutkimustyön tekemistä, pohtii Heikkinen.

Teksti Oodia/Heta Jyrälä

logobanneri
Ihmiskeskeinen digitaalinen kunta (IDK) -hankkeen (1.1.2020–31.12.2022) rahoittajina toimivat Euroopan sosiaalirahasto, Etelä-Savon ELY, Kuopion kaupunki ja Savonia-ammattikorkeakoulu.