Uutiset Uutiset

Takaisin

Tavoitteena automatisoitu tilavaraus

Iltaisin ja viikonloppuisin koulujen tilat muuntuvat kaikkien kuntalaisten harrastuspaikoiksi.  

Jotta kaupungin kiinteistöt olisivat mahdollisimman hyvällä käyttöasteella aamusta iltaan, niitä vuokrataan mielellään asukkaiden harrastuskäyttöön. Liikuntasaleja ja luokkahuoneita voivat käyttää seurojen lisäksi myös yksityishenkilöt ja yritykset. 

Tilojen vuokrattavuutta kehitetään koko ajan, jotta tilat palvelisivat mahdollisimman monia käyttäjäryhmiä. Tuorein esimerkki löytyy Riistavedeltä: 

– Riistaveden uuden yhteiskoulun ja kirjaston suunnittelussa on otettu alusta lähtien huomioon asukkaiden tarpeet. Olemme keränneet tarveselvitysvaiheesta lähtien paikallisilta toiveita ja ideoita, joiden pohjalta rakennuksen tilasuunnittelua tehdään, kuvailee tilahallintapäällikkö Tanja Karpasto. 

Riistaveden asukkaille ja toimijoille on järjestetty useita työpajoja, joista tuorein toteutettiin yhteistyössä Ihmiskeskeinen digitaalinen kunta (IDK) -hankkeen Savonia-ammattikorkeakoulun palvelumuotoilijoiden kanssa. Työpajassa jokainen pystyi kertomaan tilojen monipuoliseen käyttöön liittyvistä toiveista ja tarpeista ja ideoimaan niitä. 

– Työpajojen pohjalta suunnittelijat muuntavat moninaiset ideat neliöiksi, euroiksi ja aikatauluiksi, kertoo Karpasto. Rakentaminen aloitetaan ensi vuoden alkupuolella, ja valmista tulee syksyllä 2023. 

Riistaveden uusi koulu ja kirjasto sisältävät lähes kaikki kaupungin tarjoamat palvelut, joten ne toimivat mainiona pienoismaailmana ja testialustana sille, miten kuntalaiset pystyvät käyttämään myös olemassa olevia tiloja paremmin.  

Suunnitelman mukaan rakennuksen koko alakerta tulee olemaan julkista vyöhykettä. Rakennuksen käsityötilat ovat tavallista suuremmat, jotta niitä pääsee hyödyntämään myös kansalaisopisto. Myös musiikki- ja liikuntatilat sekä suuri kuntosali ovat kaikkien varattavissa.  

– Tavoitteenamme on kaikin tavoin mahdollistaa tilojen monipuolinen käyttö, jotta asukkaiden harrastaminen ei tyssää siihen, että ovet ovat lukossa, summaa Karpasto. 

Nainen käyttää älypuhelintaan

Kuka oven avaisi 

Vanhojen kiinteistöjen haaste on nimenomaan ovet: miten sisälle pääsee, kenellä on avain ja mistä sen saa?  

– Olisi unelmatilanne, jos jokaisella tarvittavalla ovella olisi esimerkiksi sähköinen koodi. Henkilökohtainen koodi alkaisi toimia vartin ennen vuoron alkua, pohtii liikuntapalveluesimies Jussi Savolainen Kuopion kaupungilta. 

Henkilökunnalliset liikuntapaikat, kuten Kuopio-halli ja uimahallit, toimivat hyvin. Sen sijaan haaste ovat erityisesti vanhat koulurakennukset. Savolainen muistuttaa, että jokaisessa rakennuksessa voi olla yli 10 ovea, joista varattu liikuntasali löytyy vain yhdeltä ovelta. 

– Sokkeloisissa rakennuksissa opastusten tulee olla kunnossa. Varauksen yhteydessä voisi tulla esimerkiksi vahvistusviesti, jossa lukee tarvittava informaatio. On turhaa vaikeuttaa asiakkaiden harrastamista sillä, että vaikkapa Leppävirran rajalta pitää ajaa kantakaupunkiin hakemaan ja palauttamaan vanhaa mekaanista avainta, kun asia hoituisi digitaalisestikin, Savolainen sanoo. 

Tällä hetkellä liikuntapaikat, luokkatilat ja koulujen liikuntasalit löytyvät Timmi-varausjärjestelmästä. Lisäksi tiloja voi varata soittamalla tai lähettämällä sähköpostia kaupungin tilapalveluihin tai täyttämällä tilavarauspalveluiden e-lomakkeen. 

Tilavaraussuunnittelija Tuija Miettinen kertoo, että lisäksi esimerkiksi kirjaston ja Musiikkikeskuksen tilat varataan omista paikoistaan. 

– Asiakkaat ovat välillä hukassa, kun tiloja varataan monesta eri paikasta, eikä mistään tällä hetkellä näe itsenäisesti kokonaiskuvaa. Meiltä saatetaan kysyä vaikkapa yksittäistä sählyvuoroa, minkä jälkeen selvitämme missä päin ja milloin halutaan pelata sekä miten isolla porukalla, kuvailee Miettinen. 

Tyttö käyttää tietokonetta kaupungintalon edustalla

Ratkaisuna digitaalinen varausjärjestelmä 

Ratkaisu voisi löytyä uudesta digitaalisesta varausalustasta tai verkkokaupasta, joka kokoaisi yhteen kaikki tilat, lisäpalvelut sekä mahdollisuuden vuoron maksamiseen ja peruuttamiseen. Liikuntapaikkojen lisäksi järjestelmä voisi koota yhteen Musiikkikeskuksen, teatterin ja kirjaston kokous- ja työtilat.  

– Timmi toimii hyvin liikuntapaikkojen suhteen, ja käyttäjät voivat jopa itse hakea sieltä suoraan vapaita irtovuoroja. Haaveenani olisi systeemi, jossa vaikkapa oman lähikoulun voi laittaa seurantaan ja napata sieltä vapautuvan vuoron itselleen, visioi Miettinen. 

Savolainen on samoilla linjoilla. Varsinkin tuoreemmille kuopiolaisille olisi kätevää olla alusta, josta voi selata erilaisia harrastusmahdollisuuksia ja -tiloja. Visuaalisesta ja yksinkertaisesta ohjausnäkymästä olisi helppo valita, haluaako liikkua sisällä vai ulkona, ja suodattaa itselleen mieluisan lajin.  

Esille tulisi sopivia tiloja, joissa kyseistä lajia voi harrastaa, sekä karttanäkymä, jotta on helpompi hahmottaa, miten paljon salille on matkaa ja miten sinne pääsee. 

– Uudenlainen digitaalinen varausjärjestelmä voi täydentää nykypalettia. Muutamia haasteita on kuitenkin vielä ratkaistava, ja niistä isoimmat ovat ovet ja kulunvalvonta. Jokainen sähköinen ovi maksaa euroja, joten muutostyöt tulisi tehdä asteittain. Ja entä miten toimitaan niissä kouluissa, joissa sali on syvällä rakennuksen uumenissa? Savolainen pohtii. 

Tilavaraus kiinnostaa monia tahoja 

Kehitys- ja selvitystyötä on tehty Siilinjärven kunnan ja Kuopion kaupungin yhteisessä OmaKunta-hankkeessa sekä Ihmiskeskeinen digitaalinen kunta (IDK) -hankkeessa. OmaKunta-hankkeen tavoitteena on toteuttaa tekninen palveluportaali, jonka kautta kunnan kaikki palvelut löytyvät. IDK-hanke puolestaan keskittyy palvelumuotoiluun ja prosessien sulavoittamiseen. 

– IDK-hankkeen työpajoissa nousi esille esimerkiksi sellainen asia, että mitä tehdään, jos sulkapallokaveri sairastuu tai itse ei pääsekään irtaantumaan töistä? Eli pitäisi tehdä kunnolliset peruutusehdot sekä selvittää rahojen palauttaminen, jotta prosessi on sulava, sanoo Savolainen. 

Myös Kuopio Living Lab -hankkeessa pilotoidaan tällä hetkellä asiakasyrityksen digitaalista varausjärjestelmää. Työn monipaikkaisuus on kasvava trendi, joten living lab -pilotoinnilla saadaan tietoa reaalitilanteesta. Varausjärjestelmän testiryhmänä toimivat Kuopion kaupungin työntekijät. 

– Pilotoinnissa kaupungin työntekijät saavat järjestelmän kautta varata itselleen työhuoneen. Varattavana on kolme erilaista työyksikköä, joista jokaisella on oma työkulttuurinsa ja tapansa toimia. Testausaikana nähdään myös käytännön toimivuus erilaisissa tilanteissa eli esimerkiksi lomakausina ja ruuhka-aikoina, kertoo Living Lab -hankkeen projektipäällikkö Jouko Miettinen. 

Living Lab -yhteiskehittämiskonseptissa yrityksen innovaatioita testataan aidoissa olosuhteissa. Miettinen sanoo, että todellisessa ympäristössä tulee vastaan erilaisia pulmia ja tilanteita, jotka pitää huomioida tuotekehityksessä. Samalla saadaan uutta tietoa eri toimintayksiköiden erilaisista toimintakulttuureista. Kuopio Living Lab -hankkeen (2019–2021) rahoittajina toimivat Euroopan aluekehitysrahasto, Pohjois-Savon liitto, Kuopion kaupunki ja Kuopion yliopistollinen sairaala. 

Pilotoinnit antavat arvokasta käytännön tietoa. Jotta päästään siihen haavekuvaan, että kaikki Kuopion kaupungin automaattivarauksiin soveltuvat tilat löytyvät yhdestä paikasta, vaatii se vielä kehitystyötä. Esimerkiksi Riistaveden uuden yhteiskoulun tilavarausjärjestelmän perusteella nähdään kyseisen järjestelmän hyvät ja huonot puolet sekä mahdollisuudet systeemin skaalaamiseksi muualle kaupunkiin. 

OmaKunta-verkkoasioinnin ja sähköisen asioinnin konseptoinnin (9.12.2020–31.10.2022) rahoittajina toimivat valtiovarainministeriön kuntien digitalisaation edistämisen kannustinjärjestelmä, Kuopion kaupunki ja Siilinjärven kunta.  

Ihmiskeskeinen digitaalinen kunta (IDK) -hankkeen (1.1.2020–31.12.2022) rahoittajina toimivat Euroopan sosiaalirahasto, Etelä-Savon ELY, Kuopion kaupunki ja Savonia-ammattikorkeakoulu. 

Teksti Oodia/Heta Jyrälä