Osaaminen ja uudistaminen
Jatkuva oppiminen
Kuopion kaupungin henkilöstöpoliittisessa linjauksessa (2021–2025) määritetään, että henkilöstön moniosaamisen kehittämiseen ja koulutuksen laatuun kiinnitetään erityistä huomiota ja että digitalisaatiota hyödynnetään työelämässä entistä enemmän. Henkilöstöpoliittisessa linjauksessa korostetaan myös henkilöstön vastuuta oman osaamisen kehittämisestä.
Henkilöstön kehittämisen tavoite on antaa henkilöstölle valmiuksia onnistua päivittäisissä työtehtävissään mahdollisimman hyvin. Tavoitteena on, että henkilöstön osaaminen olisi ajantasaista ja osaamisen uudistaminen ja ylläpitäminen tapahtuisi ketterästä jatkuvan oppimisen periaatteilla. Osaamista kehitetään 70–20–10 –mallin mukaisesti: 70 % työssä, 20 % työn parantamisen ja 10 % uuden oppimisen avulla. Osaamisen kehittämistä suunnataan kolmelle eri tasolle: koko henkilöstölle, työyhteisöille sekä johto- ja avainhenkilöille. Osaamista kehitetään koulutuksilla ja valmennuksilla. Tutkintoon tähtäävää koulutusta toteutetaan omaehtoisesti henkilöstön oman kiinnostuksen mukaisesti. Omaehtoiseen opiskeluun kannustetaan parhaimmillaan mahdollistamalla 10 palkallista opiskelupäivää vuodessa kriteerien täyttyessä.
Vuonna 2023 koulutuksia toteutettiin tarvelähtöisesti lähi-, etä- ja verkkototeutuksina. Oppimisalusta Priimaa hyödynnettiin strategian mukaisesti organisaatiotasoisten koulutusten toteutuksessa. Priiman käyttäjätunnusten lukumäärä kasvoi merkittävästi 1024 tunnukseen (vuonna 2022 tunnuksia oli 447 kpl). Ulkopuolisten kouluttajien lisäksi myös Kuopion kaupungin oma henkilöstö on toiminut sekä kouluttajina että asiantuntijoina.
Vuonna 2023 Priimassa oli 60 aktiivista kurssia ja käyttäjiä noin 800 / kk. Priiman suosituimpia kursseja olivat Kuopiosta lapsiystävällinen kaupunki 2024, valmentava johtaminen, Mikrokurssi – Työkaluja johtamisen tueksi, esihenkilö näin hyödynnät verkkovalmennuksia tiimissäsi, laskujen käsittely, Dynasty 10 asianhallintajärjestelmä, Rondo ostolaskukoulutus, keskittymiskyvyn ABC, MonetTieto sekä Power BI – alkeet.
Työnantajana Kuopion kaupunki tarjoaa monipuolisia mahdollisuuksia oman osaamisen kehittämiseen Henkilöstön kehittämisen toimintaohjelman mukaisesti. Osaamista on mahdollista vahvistaa eri tavoin: toteutustapoina ovat mm. webinaarit, seminaarit, lähi- ja verkkokoulutukset, tallenteet, valmennukset, coaching, mentorointi, projektit, työssäoppiminen ulkomailla, tutkintokoulutukset sekä erilaiset tapahtumat. Henkilöstön osaamista ylläpidetään ja uudistetaan sujuvasti osana työtehtävää hyödyntäen henkilöstön digiosaamista ja tarjoten ajankohtaisia, sähköisesti tuotettuja sisältöjä.
Tulevaisuuden työelämätaidoiksi on tunnistettu tiimityötaidot, vuorovaikutus- ja yhteistyötaidot, verkostoituminen, digitaidot, itsensä johtaminen, sopeutumiskyky, ennakointiosaaminen, ongelmanratkaisu- ja päätöksentekokyky, oppimistaidot, tiedonhankintataidot ja oikean tiedon soveltaminen, empatiakyky, resilienssi, viestintätaidot ja turvallisuus mm. kyberturvallisuus.
Kaupungin henkilöstö osallistui yhteensä 8896 koulutuspäivään (1 koulutuspäivä = 6 tuntia). Henkilöstö kävi yhteensä 12830 koulutusta. Suurimmaksi osaksi koulutukset liittyivät ammatilliseen koulutukseen 4080 (31,8 %), tietotekniikkaan ja ICT:hen 2582 (20,1 %) sekä opetukseen ja koulutukseen 1861 (14,5 %).
Keskitetty koulutusohjelma
Keskitetty koulutusohjelma, joka julkaistaan kaksi kertaa vuodessa, sisältää konsernin koko henkilöstölle ja luottamushenkilöille suunnattuja koulutus- ja kehittymismahdollisuuksia, kursseja, räätälöityjä oppimistilanteita ja valmennuksia. Niiden perustana ovat tunnistetut tulevaisuuden työelämätaidot, kaupungin strategian tavoitteet ja tulleet toiveet sekä esille nousseet ajankohtaiset tarpeet. Lisäksi on huomioitu vuosittaiset kehittämissuunnitelmat, joita palvelualueilla on laadittu käyttösuunnitelmien valmistelun yhteydessä. Keskitetyn koulutuksen lisäksi palvelualueilla toteutetaan substanssikoulutuksia.
Painotuksena vuonna 2023 osaamisen kehittämisessä keskitetysti olivat järjestelmien käytön osaamisen varmistaminen eli digikyvykkyyden kasvattaminen, saavutettavuus, viestintäosaaminen, tietoturva ja tietosuoja, työhyvinvointi ja työelämätaidot. Vuoden 2023 keskitetyn koulutuksen tarjonnan vaikuttavimmat koulutukset olivat tietotekniikkaan liittyviä koulutuksia, asiakaspalvelukokonaisuus, rekrytointikoulutukset ja englannin kielen pitkäkestoinen työhön liittyvään sanastoon painottuva valmennus. Lisäksi uusille työntekijöille tarjottiin tietojärjestelmien perehdytyskoulutusta. Käytännön tietosuojaosaaminen päivittäisessä työssä nousi selkeäksi osaamisen kehittämisen kohteeksi. Kaupunginjohtajan johtoryhmä päätti, että tietoturvaan ja tietosuojaan liittyvät koulutukset Navisec ja Tietosuojan ABC julkishallinnon henkilöstölle ovat kaikille pakollisia suorittaa vuosittain.
Esihenkilötyön merkitys on korostunut, koska työn tekeminen on muuttunut ja kehittynyt itseohjautuvampaan suuntaan. Tämän vuoksi esihenkilöiden valmentavan johtamisen ja ratkaisukeskeisyyden taitoja vahvistettiin. Palvelualueilla käynnistyi omia johtoryhmävalmennuksia. Esihenkilöt suorittivat mm. lähiesimiehen ammattitutkintoja, johtamisen ja yritysjohtamisen erikoisammattitukintoja ja esihenkilö- ja keskijohdon sertifikaatteja. Vuoden 2023 aikana järjestettiin kolme esihenkilöseminaaria, joissa painopisteenä sisällöissä oli esihenkilön rooli työilmapiirin rakentajana. Samalla tuettiin palvelualueiden omaa johtamisen kehittämistä. Vuoden 2023 aikana syntyi Kuopion johtamisakatemian malli, jolla pyritään varmistamaan kaikkien esihenkilöiden osaaminen henkilöstöjohtamisen käytänteistä ja ohjeista.
Kuopion kaupungin järjestämä keskitetty koulutus:
- keskitetyn koulutuksen kokonaismäärä vuonna 2023 oli 302 kpl
- koulutuksia järjestettiin keskimäärin 20,7 tuntia viikossa (5,8 koulutusta / viikko)
- koulutuksiin osallistui yhteensä 2631 henkilöä
- keskimäärin henkilöstö kävi 4,77 koulutusta (20,3 tuntia) vuonna 2023.
Lähde: OSS-järjestelmä
Koulutuskumppanit ja oppilaitosyhteistyö
Kuopion kaupungin keskitetysti tarjottua koulutusta järjestettiin pääosin kumppaneiden kautta. Vuonna 2023 ulkopuolisina pääkumppaneina olivat mm. SnellmanEdu, Sakky, FCG, Kuntaliitto, TTL, Hälsa, Academy of Brain ja Talentree.
Kuopion kaupunki teki aktiivisesti yhteistyötä alueen oppilaitosten kanssa. Tavoitteena on olla houkutteleva opiskelukaupunki. Markkinointi ja viestintä tekee oppilaitosten kanssa pitkäjänteistä yhteistyötä mm. oppilaitosyhteismarkkinoinnissa. Opiskelijoille järjestettiin mm. Stand up-tapahtuma joulun alla. Kaupunki on myös perustanut omille verkkosivuilleen www.kuopio.fi/opiskelijankuopio/ sivuston. Vuonna 2023 nimettiin myös Opiskelija-asioiden neuvottelukunta opiskelijakaupungin asioita edistämään. Muun muassa edellä mainituilla toimilla pyritään luomaan mahdollisimman hyvä opiskeluajan kokemus Kuopiossa.
Kaupungin strateginen yhteistyö liittyi tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotoimintaan. Esimerkkinä Talent Hub Eastern Finland hanke, joka tähtää siihen, että kansainväliset opiskelijat saataisiin paremmin kiinnittymään alueelle töihin. Hankkeessa kaupungin yhteystyötaho on työllisyyspalveluissa.
Rekrytointi ja työnantajakuva
Kuopion kaupungin tavoitteena on kehittää kaupungin sisäisiä työmarkkinoita sekä toteuttaa kaupungin työnantajavelvoitteita. Tavoitteena on myös edistää työuralla etenemistä ja työhyvinvointia. Henkilöstön vaihtuvuuden yhteydessä huomioidaan lähitulevaisuuden muut muutokset ja osaamistarpeet. Esihenkilörekrytoinneissa tavoitteena on, että valittavilla olisi sekä esihenkilökoulutusta että jo hieman esihenkilökokemusta.
Henkilöstöpalvelu tukee esihenkilöitä rekrytointiprosessin kaikissa vaiheissa: suunnittelussa, täyttölupaesitysten valmistelussa, työpaikkailmoituksen laatimisessa, markkinoinnissa, menetelmien valinnassa, olemalla mukana haastatteluissa, erityisesti esihenkilörekrytoinneissa ja kaikissa päällikkö- ja johtajatason rekrytoinneissa sekä päätösten tiedottamisessa kaikille hakijoille. Käytämme kaikissa rekrytoinnissa sähköistä Kuntarekry-järjestelmää.
Käytössä olevan täyttölupamenettelyn tavoitteena on rekrytointien keskitetty hallinta. Täyttölupakäytännön mukaisesti avoimeksi tuleva virka tai tehtävä täytetään vain välttämättömissä tilanteissa, kun tehtävien uudelleen järjestely ei ole mahdollista. Samalla arvioidaan, mitä toimintoja ja tehtäviä voi jättää tekemättä ja mitä toimintoja lopetetaan kokonaan. Täyttöluvan myöntämisestä päättää kaupunginjohtaja ja apulaiskaupunginjohtajat johtamiensa palvelualueiden osalta palvelualueen valmistelun ja työnantajatiimin esityksen pohjalta. Osa viroista ja tehtävistä sekä tietyt rekrytointitilanteet on jätetty täyttölupamenettelyn ulkopuolelle. Täyttölupamenettelystä on vapautettu mm. opetuksen, varhaiskasvatuksen ja työllisyyspalvelun suoraa asiakaspalvelutyötä tekevä henkilöstö, taiteellinen henkilöstö sekä asiakkuusjohtajat. Vuonna 2023 täyttölupaesityksiä käsiteltiin 153 kpl.
Vuoden 2023 aikana tavoitteena oli keskittyä erityisesti Kuopion kaupungin sisäisen työnantajakuvan vahvistamiseen Kuopion brändin mukaisesti. Tavoitteena oli tuoda kaupungin sisäisiin materiaaleihin Jätä jälki elämään -teemaa. Käyttöön lanseerattiin Kuopion ilmeellä olevia kortteja, joita yksiköissä voidaan käyttää erilaisissa oman henkilöstön muistamisissa.
Ulkoisen työantajakuvan rakentamisen työtä jatkettiin ja FCG Talent Oy:n kanssa tehtyjä, kaupungin verkkosivuille linkitettyjä urasivuja kehitettiin edelleen. Nousimme sijalta 4 sijalle 3 valtakunnallisesti katsotuimpina työnantajasivuna Kuntarekryssä kaupunkien joukossa. Ulkoisen työnantajakuvan markkinointi toteutettiin pääasiassa kohdennettuina somekampanjoina, joissa markkinoitiin Kuopion urasivua, toimialakohtaisia sivuja ja rekrytointikampanjoita. Lisäksi osallistuttiin paikallisille REKRY-messuille, joiden aikaan toteutettiin radiomainontaa Savon Aalloilla.
Kuopion kaupungilla oli avoimia työpaikkoja ja niihin tulleita hakemuksia seuraavasti:
- Kuopion kaupungilla oli vuonna 2023 avoinna 848 työpaikkaa ja näihin haettiin yhteensä 8465 kertaa.
- Hakemuksia työpaikkaan tuli keskimäärin 9,98. Näistä 624 (74 %) oli työsuhteita ja 224 (26 %) virkasuhteita.
- Määräaikaisia työpaikkoja oli 512 (59 %) ja vakinaisia työpaikkoja 352 (41 %).
Vuoden 2023 syksyllä FCG Talent Oy toteutti Kuopion kaupungin toimeksiannosta hakijakyselyn kaikille kevään 2023 aikana hakemuksensa jättäneille hakijoille. Vastauksia saatiin 248 kpl (vastausprosentti oli 10,44 %). Saimme arvosanaksi 7, joka tarkoittaa, että perusasiat ovat kunnossa. Positiivista palautetta saatiin hakuilmoituksista siitä, että kerromme tehtävänkuvauksen ja palkan selkeästi. Lisäksi myönteiseksi koettiin, että valinnoista tiedotetaan kaikkia hakijoita. Haastattelutilanteet koettiin pääosin miellyttäväksi. Kehitettäviä kohteita löytyy haastattelukokemuksesta, tiedottamisessa rekrytointiprosessin aikana ja palautteen antamisessa haastatelluille.
Case: Rekrytointi ja uralla eteneminen
Kerro, kuka olet ja millainen työhistoria sinulla on Kuopion kaupungilla?
Olen Mikko Moilanen ja olen aloittanut Kuopion kaupungin turvallisuuspäällikön tehtävässä syksyllä 2023. Tehtävänkuvaani kuuluu Kuopion kaupungin toimintojen kokonaisturvallisuuden ja riskienhallinnan ylläpitäminen ja kehittäminen sekä varautuminen ja valmiussuunnittelu.
Olen ollut Kuopion kaupungin palveluksessa AMK-insinööriksi valmistumisestani lähtien, vuodesta 2003. Työurastani yli 20 vuotta vierähti Tilapalveluissa.
Olen viihtynyt työssäni, koska Kuopion kaupunki, alueen toiseksi suurimpana työantajana, on mahdollistanut jatkuvan oppimisen osana työtehtävää ja tarjonnut uralla etenemisen mahdollisuuksia. Myös perheenä olemme sitoutuneet alueelle. Täällä palvelut toimivat ja tarjolla on monipuoliset harrastusmahdollisuudet kaikenikäisille.
Miten innostuit hakemaan uuteen tehtävään?
Minua kiinnosti ottaa seuraava steppi työuralla ja päästä näkemään toimintaa ja päätöksentekoa kaupunkitasoisesti. Pidän Kuopion kaupunkia vakaana ja luotettavana työnantajana. Turvallisuuspäällikön työnkuva, siihen liittyvät tehtävät ja verkostot kiinnostivat minua ja kiinnostus vain kasvoi, kun tulin valituksi ensin riskienhallinta- ja turvallisuuspäällikön viransijaisuuteen. Tiesin, että tehtävä on tulossa avoimeksi, enkä epäröinyt jättää hakemusta. Motivaationi tehtävän sisältöä kohtaan oli tosi korkea.
Rekrytointi sujui hyvin. Huomasin myös, että digitalisaatio oli tullut rekrytointiin mukaan. Tehtävään haettiin Kuntarekry-järjestelmällä, joka oli tosi helppokäyttöinen. Hakemuksen sain sähköpostiini. Hakemusta pystyi muuttamaan ja täydentämään koko hakuajan. Haastattelussa oli keskusteleva ilmapiiri ja tiedottaminen toimi. Minulla oli jo melko hyvä käsitys tehtävän sisällöstä ja organisaatiokin oli jo ennestään tuttu, joten perehdyttäminenkin sujui hyvin.
Millaisin fiiliksin työ on lähtenyt sujumaan?
Tehtävä on erittäin mielenkiintoinen. Tekemistä ja myös haasteita riittää, mutta koen, että minulla on hyvä tuki ja laajat verkostot apuna. Kuopion kaupunki tarjoaa hyvät mahdollisuudet jatkuvalle oppimiselle. Olen sitä jo hyödyntänyt ja tulen hyödyntämään jatkossakin.
Perehdyttäminen
Perehdytyksellä tarkoitetaan toimia, joiden avulla uusi työntekijä ohjataan työtehtäviinsä ja tutustutetaan työympäristöönsä. Perehdyttämistä edellyttävät mm. työsopimuslaki ja työturvallisuuslaki. Vastuu perehdyttämisestä kuuluu esihenkilölle mutta perehdyttämisvastuuta voi jakaa. Työntekijät taustasta riippumatta tarvitsevat huolellisen perehdytyksen. Monimuotoisessa työyhteisössä perehdytyksen merkitys korostuu. Huolellisen perehdytyksen merkitys korostuu työntekijöiden toisistaan poikkeavien kulttuurin, koulutuksen tai aiemman työkokemuksen takia. Kuopion kaupungin tavoitteena on, että erilaisten työntekijöiden perehdyttäminen ja ohjaus ovat tasalaatuista, tehokasta, monipuolista ja joustavaa.
Kuopion kaupungilla on käytössään sähköinen perehdytysjärjestelmä Intro. Introon on luotu kaupunkitasoiset perehdytyssuunnitelmapohjat vakinaiselle tai pidempään määräaikaiseen tehtävään/virkaan tulevalle sekä keikkalaiselle ja kesätyöntekijälle. Lisäksi järjestelmästä löytyvät palvelualuekohtaiset perehdytyssuunnitelmat ja muutamat yksiköt ovat laatineet myös omia perehdytyssuunnitelmapohjia. Introa on mahdollista hyödyntää ennen kuin työntekijä on aloittanut työskentelyn Kuopion kaupungilla, mikä mahdollistaa sen, että henkilöllä on tietty pohjatieto varsinaisen työsuhteen alkaessa.
Lähtöpalautteet
Kuopion kaupungissa on ollut vuoden 2022 alusta lähtien käytössä yhteistoiminnallisesti valmisteltu lähtökysely, jonka tarkoituksena on tarjota vastaajalle mahdollisuus antaa avoimesti ja luottamuksellisesti palautetta sekä kehittämisehdotuksia. Lisäksi vastaaja voi selvittää lähtöön liittyviä syitä. Kysely lähetetään sähköpostilla ESS- järjestelmän tietojen perusteella niille, joiden palvelussuhde on päättynyt. Lähtöpalautekysely lähetetään myös heille, jotka siirtyvät organisaation sisällä työskentelemään toiseen yksikköön.
Vuoden 2023 kyselyssä saimme 81 vastausta. Kyselyn perusteella kehittämiskohteeksi nousevat työhyvinvoinnin edistäminen yksiköissä tehdyn työhyvinvointisuunnitelman mukaisesti, säännölliset kehityskeskustelut, työpaikan tiedonkulku, esihenkilötyön resurssit ja riittävä perehdytys. Tyytyväisiä oltiin kohteluun työyhteisössä, työterveyden palveluihin, työyhteisön pelisääntöjen noudattamiseen ja työ koettiin mielekkäänä. Kyselyyn vastanneista 68 % suosittelee Kuopion kaupunkia työnantajana.