Asiakirjajulkisuuskuvaus
Kuopion kaupungin asiakirjajulkisuuskuvaus on kuvaus kaupungin tiedoista ja asiakirjoista tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti.
Kuvaus sisältää tiedot asiarekistereistä, tietovarannoista, tietojärjestelmistä, tietoaineistoista, tietoryhmistä sekä tietoaineistojen saavutettavuudesta teknisen rajapinnan avulla.
Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö. Suositus asiakirjajulkisuuskuvauksen laatimisesta, Valtionvarainministeriö, 2020.
Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Kuopion kaupungin asiarekisteri sekä palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. Sen avulla kerrotaan myös, missä laajuudessa viranomainen käsittelee tietoja tuottaessaan palveluja tai käsitellessään asioita.
Asiakirjajulkisuuskuvaus on yksi tavoista avustaa kuntalaista kohdistamaan tietopyyntönsä. Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee. Viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä.
Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö perustuu Kuopion kaupungin tiedonhallintamalliin. Mallin sisältöä päivitetään tiedonhallinnan muutosten yhteydessä ja samalla päivittyy myös asiakirjajulkisuuskuvaus.
Kuopion kaupungin asiarekisteri ja päätöksentekojärjestelmä
Tiedonhallintalain 25 §:n mukaan kaupungin on ylläpidettävä viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asiankäsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot. Asiarekisterillä tarkoitetaan päätöksentekojärjestelmää ja muita asianhallintaan kuuluvia tietojärjestelmiä. Hallinnollisten asioiden asiarekisteriin kirjataan kaikki vireille tulleet asiat, niihin liittyvät toimenpiteet ja asiakirjat.
- Asialla tarkoitetaan viranomaisen käsiteltäväksi samaa tai ottamaa kokonaisuutta, jonka tuloksena viranomaisen toimintaprosessia (asiankäsittelyprosessissa) tehdään toimenpiteitä, jonka tavanomaisena tuloksena syntyy viranomaisen tekemä ratkaisu, joka voi olla esimerkiksi hallintopäätös, määräys, lausunto, ohje tai muu viranomaisen kannanmuodostus.
- Asiakirjallisella tiedolla tarkoitetaan organisaation tehtävien ja niiden käsittelyprosessien yhteydessä kertyvää tietoa, jonka organisaatio on tuottanut tai vastaanottanut osana tehtäviään ja jota se säilyttää tietovarantona sekä todisteena.
- Asiankäsittelyyn liittyvät toimenpiteet ovat aloitus-, väli- tai lopputoimenpiteitä asian käsittelyssä. Esimerkkejä toimenpiteen tyypistä ovat valmistelu, päätöksenteko, tiedoksianto, muutoksenhaku ja seuranta.
- Asianumero, asiatunnus tai diaarinumero
- Henkilötunnus, kiinteistötunnus tai esimerkiksi kirjastokortin numero
- Henkilön nimi, esimerkiksi asiakas, hakija, päätöksentekijä, asian vireille panija, valmistelija, asiamies
- Asiakirjan tai asian nimi tai otsikko
- Asian käsittelyvaiheet ja asiasta tehdyt päätökset, asiankäsittelyprosessin tila = käsittelyssä, muutoksenhaku tai päätetty
- Päivämäärä.
Kuopion kaupungin päätöksentekojärjestelmä on nimeltään Dynasty asianhallintajärjestelmä. Dynasty toimii kaupungin diaarina ja sillä hallitaan asioiden vireilletuloa, asioiden hallintaa, valmistelutyötä, päätöksentekoa, tiedoksiantoa, muutoksenhakua, julkaisemista, toimielintyöskentelyä sekä asiointia. Dynastyssa käsiteltäville asioille ja asiakirjoille annetaan mm. julkisuusluokka, henkilötietoluonne, salassapitoperuste, salassapitoaika ja salassapitoajan laskentaperuste.
Hakuperusteet
Tiedonhallintalain 25 §:n mukaan kaupungin on huolehdittava siitä, että asiarekisterin tai sen osan julkisista merkinnöistä on mahdollista tuottaa tiedot tiedonsaantia koskevien pyyntöjen yksilöimiseksi. Hakutekijät ovat erilaisia eri tietovarannoista ja tietojärjestelmistä haettaessa. Kuopion kaupungin asiakirjoja tai muita tietoja voidaan hakea asiarekistereistä tai tietojärjestelmistä mm. seuraavilla perusteilla:
- Asianumero, asiatunnus tai diaarinumero
- Henkilötunnus, kiinteistötunnus tai esimerkiksi kirjastokortin numero
- Henkilön nimi, esimerkiksi asiakas, hakija, päätöksentekijä, asian vireille panija, valmistelija, asiamies
- Asiakirjan tai asian nimi tai otsikko
- Asian käsittelyvaiheet ja asiasta tehdyt päätökset, asiankäsittelyprosessin tila = käsittelyssä, muutoksenhaku tai päätetty
- Päivämäärä.
Tieto- ja asiakirjapyynnöt
Alla linkit lisätietoihin, ohjeisiin ja tilauslomakkeisiin:
- Asiakirjapyynnöt
- Tietopyynnöt koskien henkilö- ja lokitietoja
Kuopion kaupungin tietovarannot
Tietovarannolla tarkoitetaan Kuopion kaupungin palvelujen järjestämisessä ja palvelutuotannossa syntyviä tietoaineistoja, joita käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Kuopion kaupungin tietovarantoja hallitaan arkistonmuodostussuunnitelmien ja tiedonohjaussuunnitelmien avulla. Tietovarantoihin sisältyvät henkilörekisterit on kuvattu kaupungin verkkosivuilla julkaistavissa tietosuojaselosteissa. Tietosuojaselosteissa kerrotaan henkilörekisterin käyttötarkoitus, rekisteristä vastaava viranhaltija ja yhteystiedot. Lisäksi tietosuojaselosteissa kuvataan rekisterin sisältämät tiedot, tietojen käyttö ja tietojen ylläpitoon käytettävät tietojärjestelmät.
Kuopion kaupungin tietovarantoihin, niiden kuvauksiin, vastuuhenkilöihin sekä tietovarantoihin sisältyviin tietojärjestelmiin ja tietoaineistoihin pääsee tutustumaan alla olevasta linkistä. Teknisen rajapinnan kautta saatavat aineistot on koottu Avoin Data -sivulle.
Yleisempiä linkkejä